Principales funcionalidades de DocPYME
Importación, captura, indexación y archivo de documentos
DocPYME permite la importación y captura de documentos desde distintas fuentes, tanto digitales como en papel. En el caso de los documentos en papel, permite la importación de documentos desde todo tipo de escáneres en distintos formatos de archivo. También permite la captura directa de e-mails de MS Outlook y documentos de MS Office, y en general de cualquier tipo de archivo, mediante el uso de impresoras virtuales que convierten a formato TIFF y almacenan cualquier documento.
La información completa contenida en los documentos es extraída mediante un OCR y almacenada en la base de datos para permitir búsquedas posteriores. Así mismo, la aplicación permite el archivado de los documentos en base a una serie de campos de indexación específicos en función del tipo de documento del que se trate. En caso de que los documentos archivados tengan siempre el mismo formato, la aplicación puede capturar los datos de indexación automáticamente y archivar el documento sin intervención del usuario.
Búsqueda de documentos
DocPYME permite recuperar rápidamente cualquier documento almacenado mediante diversos tipos de búsquedas. Pueden realizarse búsquedas por los metadatos o campos asociados a cada documento, o bien por el texto completo del mismo, lo que permite encontrar todos los documentos de la empresa en los que figuren las palabras introducidas.
Estas búsquedas permiten recuperar cualquier documento rápidamente, reduciendo de manera muy importante el tiempo empleado por los usuarios en estos procesos.
Aprobación de documentos
DocPYME permite integrar los procesos administrativos y de aprobación de su empresa de manera muy sencilla. Cada documento va cambiando de estado conforme los distintos usuarios van realizando las tareas y sellando los documentos. La aplicación incluye una serie de sellos electrónicos preconfigurados que permiten a los distintos usuarios sellar los documentos del mismo modo que lo harían con uno de tinta en papel. Esto permite a la dirección una visión clara del estado de cada documento dentro de cada proceso.
Acceso vía Web
Acceda a sus documentos a través de Internet mediante la interfaz vía Web de DocPYME. Cualquier empleado, desde una oficina remota o mientras se encuentra de viaje, puede acceder a la documentación almacenada o almacenar nueva documentación.
Digitalización certificada de facturas de proveedores
Digitalice todas las facturas de sus proveedores y destruya el papel. DocPYME es una solución homologada por la AEAT para digitalización certificada de facturas. Para ello únicamente será necesario contar con un certificado digital honologado para factura electrónica.
Emisión de facturas electrónicas
Las facturas que enviamos a nuestros clientes en papel podemos enviarlas en formato digital, ahorrando tiempo y dinero. Para ello sólo es necesario que nuestro cliente esté de acuerdo. A partir de ahí, en lugar de imprimirlas en papel, generaremos un TIFF y la firmaremos digitalmente para poder enviarse por e-mail como factura electrónica.
Control de acceso por perfiles de usuario
El gestor documental integra reglas para que tanto la funcionalidad disponible como el acceso de la documentación, estén regulados por los perfiles de usuario.
